Veja no post de hoje como se preparar para uma reunião de negócios e esteja um passo à frente quando a hora chegar.
Saber como conduzir corretamente reuniões pode ser o ponto-chave para fechar um contrato.
As reuniões são momentos decisivos onde o cliente avalia se realmente precisa dessa parceria ou não.
Cada reunião de negócios é única e deve ser tratada como tal. Sendo assim, você não pode aplicar os mesmos conceitos em todas elas.
No post de hoje, vamos te mostrar como se preparar para uma reunião e ter maiores chances de sucesso.
Passo a passo para uma boa reunião de negócios
1 – Conheça o cliente
Quanto melhor você conhecer o cliente, melhor será a reunião. O fato de conhecer a empresa, suas ambições, suas necessidades e suas dores pode fazer a diferença para todos os participantes.
Em primeiro lugar, o cliente nota que você se preocupou em estudar o caso com mais cuidado, o que já soma pontos.
Você também terá uma noção muito mais clara do que o cliente espera desse encontro.
Além disso, conhecer o cliente evita perder tempo com perguntas triviais e desnecessárias.
2 – Determine os objetivos
Cada reunião é feita por um motivo, de forma que cada uma tem um objetivo que deve estar muito bem definido.
É claro que algumas reuniões são feitas para discutir um grupo de ideias, problemas ou atividades, mas tudo isso deve estar claro dias antes da reunião acontecer.
Você deve saber não apenas quais os objetivos por sua parte, mas também da parte do cliente.
O que ele espera dessa reunião? Quais são os motivos que o levou a abrir mão de seu tempo para estar ali?
Dessa forma, seus argumentos se tornam o que o cliente quer ouvir, o que faz toda a diferença na tomada de decisão.
3 – Preveja as objeções
Objeções quase sempre vão fazer parte de reuniões de negócios e você deve estar ciente disso.
Porém, se você fizer seu dever de casa, cada vez que o cliente criar uma objeção, você terá um contra-argumento à altura.
Então, pense:
- Quais objeções o cliente pode ter?
- O que ele pode não gostar nessa reunião?
- Quais respostas negativas ele pode dar durante a apresentação?
- O que pode dar errado?
Quanto mais preparado você estiver, melhores serão suas chances de sucesso ao quebrar objeções.
4 – Capriche na apresentação
Se você quer realizar uma reunião inesquecível, não basta montar uma apresentação como você monta no dia a dia.
Sua apresentação deve ser verdadeiramente memorável. Portanto, não economize tempo ou recursos na preparação.
Monte uma apresentação digna de aplausos, entregue documentos que comprovam o que você está falando, pesquise referências e citações que respaldam seu ponto de vista, entre outros truques.
Quando você prepara uma apresentação impecável, o cliente não poderá refutar absolutamente nada do que for falado.
Será como fazer uma palestra, onde, ao final, o cliente simplesmente fica em pé e aplaude.
5 – Monte uma agenda para a reunião
É possível que, durante a conversa, o cliente desvie o tópico para outras questões relacionadas.
Você deve ter o poder de resgatar a linha de pensamento para prosseguir, evitando perder tempo e tornando a reunião mais produtiva.
Para isso, monte uma agenda com um tempo determinado para falar sobre cada assunto.
Alguns assuntos são mais simples, outros são mais complexos. Certifique-se de dividir o tempo de acordo com cada tópico para evitar problemas.
Caso o cliente continue desviando o foco, sugira uma nova reunião para abordar essas questões em outro momento, e retome os tópicos mais importantes.
6 – Cuida da sua imagem
Obviamente, a imagem que você transmite ao cliente também é tão importante quanto qualquer estratégia que você possa criar.
Portanto, certifique-se de se preparar para a reunião de negócios de forma adequada.
Nem toda reunião pede trajes formais, mas no mínimo, você deve cuidar bem de itens como cabelo, unhas, vestimentas e, no caso dos homens, barba.
Quanto mais bem apresentável você estiver no dia da reunião, melhor será a impressão do cliente sobre você.
Isso não quer dizer que você precise comprar roupas novas somente para a reunião, mas use algo que seja sóbrio, respeitável e agradável.
7 – Faça a reunião em um lugar adequado
Dependendo de onde você faz uma reunião de negócios, ela pode ser um sucesso ou um fracasso.
Evite fazer reuniões dentro do seu escritório se você não tem uma sala dedicada para isso.
E, absolutamente, jamais faça reuniões de negócios em home office, a menos que sejam on-line.
As melhores reuniões são feitas em salas especialmente preparadas para isso.
Um bom exemplo são as salas de reuniões oferecidas no MyCW, que contam com toda a infraestrutura necessária para uma reunião memorável.
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