Aprenda no post de hoje como criar um fluxograma de processos com ferramentas que qualquer pessoa pode usar.
Para administrar uma empresa é necessário saber quais tipos de processos existem dentro da organização.
Em seguida, o administrador precisa ordenar esses processos e fazer a conexão de um para o outro.
Essa progressão é o que cria o chamado fluxo de processos, onde existe um passo a passo que orienta toda a operação da empresa.
É possível criar processos bem definidos para praticamente qualquer tipo de situação.
A grande vantagem disso é poder consultar os processos para padronizar todas as atividades, além da possibilidade de otimizar cada etapa para melhorar a atuação da empresa em cada processo.
No post de hoje, você vai aprender a criar um fluxograma de processos para ajudar na organização da sua empresa.
O que eu preciso para criar um fluxograma?
Em primeiro lugar, não adianta sair montando fluxogramas online sem ter alguns pontos bem definidos antes.
Inicialmente, você precisa entender o que sua empresa faz, para quem ela faz e qual o objetivo de cada tarefa.
Além disso, também é importante ter em mente todos os itens que compõem a sua empresa, como produtos, maquinário, serviços, recursos humanos, entre outros.
Então, para começar, faça uma lista de cada setor da empresa elencando o que esse setor possui e o que ele faz.
Em seguida, ordene os setores de acordo com um cenário de entrada ou saída. Por exemplo, primeiro o setor de atendimento, depois o de estoque, depois o de caixa, depois o financeiro e, finalmente, o de compras.
Isso vai facilitar na hora de saber qual processo deve ser criado primeiro, em qual momento ele se comunica com o seguinte e para onde ir depois que determinada etapa for finalizada.
Conhecendo o fluxograma
Para fazer um fluxograma, basicamente vamos realizar um mapeamento de processos em uma representação gráfica.
Existem vários tipos de fluxogramas e cada um conta com inúmeras figuras que representam as diversas atividades.
Veja, a seguir, alguns exemplos dessas figuras:
Todas as figuras são interligadas dentro do fluxograma com o uso de setas, indicando o sentido a ser percorrido entre uma etapa e outra.
Existem muitos tipos de figuras e cada tipo de fluxograma vai demandar uma gama diferente delas.
Por exemplo, um fluxograma que inclui documentos no processo é diferente de um que não os inclui.
Você consegue encontrar todas as figuras usadas com uma rápida pesquisa no Google Imagens.
Quais são os tipos de fluxogramas mais utilizados?
Dependendo do tipo de fluxograma, você pode construir um processo único para determinado setor ou, ainda, um que contempla vários setores da empresa.
Existem dois tipos principais de fluxogramas e vamos explicá-los a seguir.
Fluxograma linear
O fluxograma linear é normalmente utilizado para explicar o funcionamento de alguma tarefa específica.
O processo é feito dentro de um mesmo setor e os pontos de decisão são claros e independentes para cada etapa.
Esse tipo de fluxo de processos pode auxiliar na identificação de gargalos, retrabalho e redundâncias.
Veja, abaixo, um exemplo de fluxograma linear de atendimento ao cliente a distância:
Depois desse processo, o cliente certamente seria encaminhado para a confirmação do seu pedido e, em seguida, pagamento.
Embora esse tipo de processo deixe tudo mais claro como um passo a passo, também existe um outro tipo de fluxograma que pode ser usado.
Fluxograma de processos funcional
O fluxograma de processos funcional é a variante que interliga vários setores da empresa dentro de um mesmo fluxo.
A diferença é muito simples. Imagine esse mesmo fluxograma que você acabou de ver.
Ao invés de chegar ao fim na etapa de fechamento, ele continuaria, para baixo ou para o lado, com uma nova “aba” que englobaria o pagamento, por exemplo.
Nesse caso, as representações gráficas das setas atravessam as abas para indicar a continuidade, mesmo com outro setor assumindo o processo.
Analisando um fluxograma
O fluxograma é uma ferramenta que pode ajudar a identificar diversos pontos de melhoria, necessidades, retrabalho, entre outros.
Depois de montar o seu fluxograma com o processo da forma que ele ocorre no momento presente, você deve analisá-lo de forma bastante crítica.
Para cada processo, decisão, documento ou qualquer que seja o tipo de etapa, faça as seguintes perguntas:
- Essa etapa é realmente necessária?
- Que valor essa etapa agrega ao processo?
- É possível melhorar/simplificar/deixar mais ágil?
- Essa informação é única ou está em duplicidade?
Essas perguntas ajudam a entender se o processo atual é bom ou não, se pode ser melhorado ou não, além de como realizar essa otimização.
O ideal é sempre buscar a otimização de processos no fluxograma, atualizando a representação gráfica conforme necessário.
Quais ferramentas posso usar para criar um fluxograma?
Existem algumas ferramentas que qualquer pessoa pode utilizar, incluindo algumas online e gratuitas.
Abaixo, vamos listar as principais que encontramos.
Google Planilhas/Excel
Assim como inúmeras outras coisas, as Planilhas do Google e o Excel são perfeitamente capazes de abrigar um fluxograma de processos.
O Google Planilhas é gratuito, o que já facilita bastante. Entretanto, ambas as ferramentas são bastante manuais e complexas.
Aprender a criar um fluxograma de processos com essas ferramentas vai requerer alguns tutoriais e um pouco de pesquisa.
Miro
O Miro é uma plataforma colaborativa que possui vários recursos. Entre eles, o de criar fluxogramas de processos.
A versão gratuita possui algumas limitações, mas é possível criar seus primeiros fluxogramas e exportá-los em formato de imagem, além de salvar os projetos para futura edição.
Essa foi a ferramenta que utilizamos para criar o exemplo de fluxograma linear que você viu no texto.
Canva
O Canva é uma ferramenta visual que oferece diversos tipos de soluções. O fluxograma de processos é uma delas.
Existem alguns modelos prontos que podem ser facilmente editados, e a ferramenta também está disponível em português.
Há também softwares pagos no modelo premium que oferecem recursos adicionais, maior facilidade visual e planos com vantagens adicionais.
Vai da sua necessidade e dos seus objetivos com a criação de um fluxograma a decisão por qual plataforma utilizar.
Independentemente de qual você escolher, lembre-se de atualizar sempre seus fluxos em busca da otimização.
Afinal, a evolução é sempre o caminho que toda empresa busca em sua caminhada.
E, falando nisso, leia também esses outros posts que podem ajudar a melhorar a sua gestão:
- Benefícios do escritório virtual para os negócios
- Como melhorar a produtividade da empresa?
- Coworking ou home office? Qual a melhor opção?
Conheça o MyCW Coworking em São Paulo!
