Aprenda a economizar tempo e otimizar processos para ter mais eficiência em sua gestão com as dicas do post de hoje.
Além da economia financeira, outro tipo de economia que as empresas buscam frequentemente é a de tempo.
Quanto mais tempo leva uma tarefa, menos sobra para as outras. Além disso, a produtividade está diretamente ligada aos lucros.
Sendo assim, é natural que se queira otimizar processos para economizar tempo e conseguir entregar mais.
No post de hoje, você verá dicas essenciais para conseguir alcançar esse resultado.
Economizando tempo através da otimização de processos
1 – Tenha alguém para atender seus clientes
O atendimento é uma das etapas mais essenciais de todo o processo de venda, mas também é uma das que mais demanda sua atenção e tempo.
Pausar suas atividades para atender clientes é uma armadilha. Pode parecer que você está buscando mais vendas, mas essas vendas não se concretizarem, você só estará perdendo tempo.
Por isso, a melhor solução é ter alguém para fazer os atendimentos iniciais por você.
Essa pessoa pode te passar somente os casos mais complexos, ou ainda, pode liquidar todas as etapas do atendimento.
Assim, você otimiza esse processo e economiza tempo ao permanecer focado.
2 – Elimine processos que já não funcionam
Alguns processos que temos o costume de manter são verdadeiramente arcaicos. Em especial, aqueles que ainda são feitos no papel e caneta.
Mas isso ainda vai muito além. Por exemplo, ter que se deslocar até o cliente para verificar as condições de um orçamento pode levar muito tempo.
Ao invés disso, por que não pedir para o cliente fazer fotos e vídeos do problema e enviar um orçamento online?
Pense em todos os processos que você tem e identifique os que são feitos de forma arcaica e que podem ser melhorados.
3 – Abertura e fechamento
Toda empresa possui processos de abertura e fechamento e, alguns deles, podem levar bastante tempo para serem realizados.
Se você quer otimizar processos para economizar tempo nos negócios, comece por estes.
Para quem trabalha sozinho, basta focar todos os seus esforços na abertura e no fechamento sem ter milhões de outras coisas para fazer ao mesmo tempo.
Para quem tem uma equipe, peça para não ser incomodado ou delegue a abertura ou fechamento para alguém.
Enquanto você faz o fechamento, um funcionário pode arrumar seu local de trabalho para o dia seguinte, por exemplo.
4 – Lembre-se da tecnologia
Ela está tão inserida em nossas vidas que, às vezes, nos esquecemos dela.
A tecnologia pode ajudar e muito na otimização de processos para economizar tempo nos negócios.
Aplicativos, softwares, dispositivos, ferramentas, equipamentos e outros, todos podem facilitar seu dia a dia na empresa.
Separe três de seus processos que mais levam tempo e procure soluções para agilizá-los. Em seguida, faça isso com outros três, e assim por diante.
Você pode ficar surpreso em quão fácil e automatizado pode ser o seu dia de trabalho.
Obviamente, algumas dessas soluções requerem investimento financeiro, mas muitas podem ser gratuitas também.
5 – Estruture melhor seus processos
Quando se fala em otimizar processos e economizar tempo nos negócios, algo que deve estar muito claro é a estruturação desses processos.
Afinal, você não consegue otimizar algo que não existe.
Portanto, se perceber que determinada atividade é feita sem qualquer procedimento padrão, está na hora de criar um.
Elabore um caminho que vai desde a entrada no processo até a finalização.
Primeiro, você apaga a luz, depois pega uma escada, depois você sobe nela, em seguida desrosqueia a lâmpada queimada e, só então, rosqueia a nova.
Tudo deve ter um processo claro e, de preferência, documentado.
6 – Faça encaixes
Quando você começar a implementar essas mudanças, perceberá que vai sobrar tempo onde antes não sobrava.
Esse é o momento perfeito para otimizar ainda mais seus processos e economizar tempo na gestão.
Quando perceber que sobrou tempo, tente encaixar alguma atividade que estava pendente e precisa ser realizada.
Isso também pode acontecer quando você tem compromissos desmarcados, demandas entregues com antecedência ou adiamento de compromissos.
Use seu tempo de maneira inteligente e encaixe um compromisso ou demanda onde outra deixou um espaço livre.
7 – Experimente novos modelos de trabalho
Você sabia que existem modelos de trabalho que podem te ajudar a otimizar processos e economizar tempo nos negócios?
Um ótimo exemplo são os escritórios compartilhados, também conhecidos como coworkings.
Em um coworking, você conta com uma equipe de atendimento que pode atender seus clientes por você, como se fossem funcionários de sua própria empresa.
Além disso, tarefas como limpeza e manutenção são feitas pelo escritório, dispensando a necessidade de contratar ou delegar essas atividades.
Você ainda conta com serviços complementares como salas para reuniões, escritório virtual, endereço fiscal e outros.
Quer saber mais? Veja nosso artigo sobre como um coworking pode te ajudar a economizar tempo.
