Você sabia que o escritório virtual pode reduzir custos empresariais? Saiba como aqui.
Conforme a maioria das empresas vão crescendo, também aumentam os chamados custos fixos.
Seja o gasto com a locação do espaço físico para funcionamento ou até mesmo as despesas mensais, é fato que a redução de custos torna-se necessária com o passar do tempo.
Nesse sentido, muitas empresas têm preferido contratar um escritório virtual, opção que desconsidera a ideia do escritório físico.
Os benefícios dos escritórios virtuais para empresas em ascensão são muitos, razão pela qual estão tão em alta ultimamente.
O que é um escritório virtual?
O escritório virtual é um espaço de trabalho usado por toda a equipe de uma empresa, mas de forma virtual, ou seja, sem a necessidade de estar presente fisicamente.
Na prática, ele possui todas as comodidades de um endereço comercial convencional.
A diferença é que no escritório virtual não existe uma estrutura concreta para a execução do trabalho.
Dessa forma, os colaboradores podem trabalhar em casa, através do home office.
Em outras palavras, o escritório virtual pode auxiliar nas questões burocráticas de uma empresa e servir como endereço fiscal, ao mesmo tempo que é capaz de reduzir os custos operacionais.
Com ele, a empresa continua tendo um espaço usado como endereço comercial, mas todas as atividades são exercidas de forma virtual.
Motivos para contratar um escritório virtual para a sua empresa
1- Aumento da produtividade da equipe
Contratar um escritório virtual permite que o trabalho da equipe seja feito em qualquer lugar.
Dessa forma, o tempo gasto com locomoção é eliminado, fazendo com que seja usado em prol da empresa, tornando o trabalho mais produtivo.
2- Promoção dos cuidados com a saúde
Como as atividades do escritório virtual são executadas em casa, os colaboradores têm mais tempo para a prática de exercícios ou cuidar da saúde.
Neste caso, a vantagem principal é preservar a integridade física e mental da equipe, já que passar 40 horas semanais sentado em uma cadeira aumenta as chances de trombose e morte consideravelmente.
3- Garantia de um atendimento personalizado
Outra vantagem do escritório virtual é que ele permite um atendimento personalizado para clientes, incluindo o atendimento telefônico.
Sendo assim, uma empresa pode receber ligações e correspondências em São Paulo, mesmo que sua sede fique em Belo Horizonte, por exemplo.
4- Redução das despesas fixas
Aluguel, água, internet, eletricidade e serviços de limpeza e manutenção de equipamentos são despesas obrigatórias em um escritório convencional.
No entanto, as empresas podem eliminar todas elas de uma só vez, através do escritório virtual.
5- Acesso aos melhores profissionais
Como o trabalho em um escritório virtual pode ser feito em qualquer outro lugar, a empresa pode contratar os melhores profissionais do mercado.
Além disso, os gestores têm a chance de montar uma equipe com todas as características que necessitam de forma remota.
6- Aumento do lucro
Ao reduzir os custos fixos, a empresa aumenta o lucro de forma imediata, sendo esta uma das maiores vantagens do escritório virtual.
Por sua vez, a economia é notável a longo prazo, o que permite investimentos em expansão ou divulgação dos serviços através da propaganda e publicidade.
7- Flexibilidade de horários
Um trabalho flexível permite que os funcionários possam organizar o tempo da melhor forma possível.
Assim, eles podem trabalhar no período que mais gostam ou são mais produtivos, eliminando a obrigação de bater ponto ou trabalhar em um horário considerado ruim.
Como funciona um escritório virtual na prática?
Para ter acesso a um escritório virtual, a empresa deve contratar o serviço por meio de um espaço de coworking.
O coworking possui uma infraestrutura completa capaz de atender a todas as necessidades do negócio.
Sendo assim, os administradores do coworking possuem uma central telefônica e um serviço de internet e telefonia de ponta para auxiliar no atendimento ao público-alvo do escritório virtual da empresa contratante.
Por fim, os profissionais contratados para dar suporte ao escritório virtual da empresa são capacitados e treinados para receber potenciais clientes e atender as ligações em nome da empresa.
Serviços disponíveis em um escritório virtual
A contratação do escritório virtual garante a estrutura física da empresa em uma região bem localizada, assim como os serviços de recepção e atendimento de clientes.
Contudo, não é só isso, o serviço de escritório virtual pode ser personalizado de acordo com os interesses da empresa.
No geral, o pacote básico de serviços inclui:
- Transferência de chamadas
- Recebimento de ligações
- Repasse de mensagens por email, whatsapp ou presencial
- Recebimento de encomendas e correspondências
- Endereço para registro de CNPJ
Além disso, o pacote de serviços também possibilita a contratação de serviços adicionais como:
- Sala de reunião
- Sala privativa para atendimento
- Serviço de envio de documentos e produtos
- Impressão
- Contratação de mototáxi
Como você viu, o escritório virtual é uma ótima maneira de garantir um bom atendimento para os clientes e reduzir os custos operacionais de uma empresa.
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