Se você, contador, quer ter sucesso em sua carreira, é preciso saber como montar um escritório de contabilidade adequado.
Certamente você é um expert em contabilidade, mas isso não é tudo o que basta para montar um bom local de trabalho.
É necessário entender o mercado, fazer um bom planejamento financeiro e avaliar sua estrutura física.
Além disso, é fundamental criar processos sólidos e saber como administrar os clientes, ou o investimento pode não dar o retorno esperado.
No post de hoje, vamos te mostrar um passo a passo que pode ajudar a saber por onde começar.
Montando um escritório de contabilidade passo a passo
1 – Plano de negócios
O profissional contábil, assim como todos os outros, também precisa de um bom plano de negócios antes de começar a operar.
O plano de negócios é como o esqueleto da empresa, pois dele saem todas as ramificações e estruturas necessárias para manter o negócio em pé.
Para fazer um bom planejamento, você precisa identificar o que sua empresa oferece, quais as dores dos clientes, quem são os fornecedores/parceiros, de onde virão os recursos, entre outros fatores.
2 – Pesquisa de mercado
Para abrir um escritório contábil é essencial entender o posicionamento e o momento atual do mercado.
Afinal, seus concorrentes podem te ensinar muito sobre o que fazer e o que não fazer.
Outro ponto é que você precisa garantir que vai atender às expectativas dos clientes com os serviços de contabilidade.
Para isso, procure saber quais são as dores dos clientes, qual a faixa de precificação para cada serviço oferecido pelos contadores, quais processos funcionam e quais não funcionam.
Quanto mais preparado você estiver no momento em que começar a operar em seu escritório, mais fácil será prosperar.
3 – Planejamento financeiro
O planejamento financeiro é outro passo importante para abrir um escritório de contabilidade.
É feito um levantamento de quanto você tem para investir, quais serão seus custos fixos e possivelmente uma noção dos variáveis, onde estão seus recursos, além de possibilidades de empréstimos e investidores.
Você precisará entender sobre fluxo de caixa, capital de giro, lucros, rentabilidade, entre outros conceitos.
Para alguns contadores, isso já vem com seu conhecimento sobre a área contábil, que anda de mãos dadas com a financeira.
Entretanto, é possível que você tenha que se aprofundar um pouco mais se quiser que seu negócio seja mais sólido.
4 – Registro da empresa
Feito todo esse planejamento, chegou o momento de registrar a empresa. Esse passo não deve ser nenhum segredo para você.
Abrir um CNPJ, registrar a empresa na junta comercial, observar bem o enquadramento, tudo isso já faz parte da sua área de atuação.
A dica que podemos dar é: verifique muito bem qual endereço fiscal você vai utilizar, para não precisar ficar trocando depois.
Falaremos sobre isso a seguir.
5 – Localização
O local onde a empresa está instalada diz muito sobre ela. Abra uma empresa em um bairro residencial e você não receberá muitos clientes além de quem sempre passa por ali.
Agora, se você quiser chamar atenção somente com o fato de ter um estabelecimento à vista, opte por grandes centros comerciais, prédios empresariais e coworkings.
Além disso, uma localização de fácil acesso por todos os cantos da cidade ajuda a receber clientes para reuniões, prospectar e aumentar sua credibilidade.
6 – Mobília e decoração
Se você alugar uma sala ou até mesmo um imóvel para abrir seu escritório, precisará cuidar de toda a mobília e decoração.
Aqui, a dica é seguir sua identidade visual. Não tem uma ainda? Então faça!
A identidade visual é uma forma que seus clientes têm de te reconhecer em qualquer lugar do mundo.
Ela conta com logomarca, logotipo, cores e, preferencialmente, um slogan. A comunicação visual da empresa é tão importante quanto os serviços que você presta, pois é ela que vai atrair clientes.
Depois, basta decorar seu escritório seguindo sua paleta de cores, além de adquirir móveis de qualidade (preferencialmente ergonômicos) para que suas jornadas de trabalho sejam mais confortáveis.
Você precisará de um balcão para a recepção, um sofá ou poltronas para quem estiver aguardando, mesa de centro e um móvel onde possa colocar um galão de água sempre disponível.
Além disso, há toda a mobília interna das salas de trabalho e de reuniões.
7 – Crie processos
O sétimo passo já parte para a organização das suas atividades. O ideal para montar um escritório de contabilidade é já ter todos os processos bem definidos.
Cada um deve ter uma ordem de atividades para que sejam feitos. Monte processos bem detalhados para:
- Folha de pagamento;
- Pró-labore;
- Tributação;
- Impostos;
- Notas fiscais;
- Auditorias;
- Entre outros.
Dessa forma, quando um novo cliente chegar, você saberá exatamente o que fazer, ao invés de ter que pensar em como vai começar o atendimento.
8 – Organize os clientes
Quando você começar a ter os primeiros clientes, vai notar que não é fácil administrar todos eles de uma só vez. Ainda mais na contabilidade, que é extremamente burocrática.
Segundo o Jornal Contábil, as novas tecnologias e softwares (como o SPED, por exemplo) contribuem para uma gestão otimizada, melhorando os resultados dos negócios.
Entretanto, se você não souber como organizar tudo isso, vai ter retrabalho da mesma forma que teria antes da internet tomar conta do mundo.
Uma boa dica é criar pastas em seu computador (preferencialmente em nuvem) com o nome de cada cliente e, dentro de cada um, novas pastas com o nome de cada processo ou serviço.
Dentro dessas, você pode dividir ainda mais, por ano e mês. Quanto mais organizado for o seu trabalho, mais fácil será encontrar o que você precisa depois.
Além disso, a organização ajuda a agilizar os processos e evita o retrabalho.
Quanto aos documentos impressos, faça o mesmo. Tenha uma pasta física para cada cliente com divisórias.
9 – Alternativa: coworking
Algo que pode facilitar muito na hora de abrir um escritório de contabilidade é optar pelo coworking.
Um coworking já possui toda a infraestrutura necessária para que você leve somente seus equipamentos e comece a trabalhar.
Aqui no MyCW, por exemplo, você encontra salas privativas totalmente mobiliadas, salas de reuniões prontas para seus atendimentos, recepção, além de contas de consumo inclusas, como internet, luz e água.
Você trabalha no coração de São Paulo, na Avenida Paulista, e ainda aproveita a grande redução de custos que o MyCW proporciona.
Ao invés de ter que investir alto para abrir seu escritório, você começa com uma simples mensalidade.
Além disso, também poderá contratar o nosso endereço fiscal e comercial, para registrar sua empresa e divulgá-la aos seus clientes.
Quer saber mais? Conheça o MyCW agora!
