Veja como fazer uma reunião produtiva e ganhar vários pontos positivos no trabalho.
Antes de saber como fazer uma reunião produtiva é essencial entender a influência de uma reunião na melhora da produtividade da equipe.
Tal fato é necessário para que a reunião seja capaz de manter o foco no trabalho e auxiliar na tomada de decisões da empresa.
Dessa forma, uma reunião mal conduzida torna-se confusa, diminui a confiança da equipe e prejudica o trabalho de todos.
Por outro lado, uma reunião produtiva é a porta de entrada para melhores resultados e principalmente para atingir metas e cumprir prazos de trabalho.
Nesse sentido, confira as melhores dicas para deixar uma reunião mais produtiva e agregar ainda mais valor ao seu trabalho.
1- Mantenha um ciclo regular de reuniões
O primeiro passo para deixar as reuniões mais produtivas é justamente manter uma frequência de reuniões mensais.
A título de curiosidade, o próprio Steve Jobs, fundador da Apple (uma das maiores empresas do mundo) fazia pelo menos duas reuniões semanais com a sua equipe antes do seu falecimento.
Todavia, este ritmo ainda é relevante nos dias atuais, indicando que é impossível crescer sem trocar feedbacks e sugestões com os envolvidos em um mesmo projeto.
Logo, ter um ritmo adequado de reuniões evita erros de comunicação e maximiza o entrosamento de toda a equipe.
2- Foque em reuniões presenciais
Ainda que as reuniões por meeting tornaram-se uma boa opção durante a pandemia, o contato presencial ainda é muito importante para manter o foco no trabalho.
É fato que a comunicação por uma tela ou notebook não é o mais proveitoso de todos, por mais que todos se esforcem ao máximo.
Pode parecer bobeira, mas até a maneira com que as pessoas se comportam no digital e no presencial é diferente.
Neste caso, a reunião presencial deve provocar uma comunicação mais eficaz e precisa entre os participantes.
3- Tenha um objetivo claro e bem definido
Uma reunião produtiva deve ter um porquê e ao final, deve conseguir responder às principais dúvidas da sua realização.
Caso contrário, outros assuntos menos relevantes podem se misturar com o assunto principal, o que pode modificar o rumo das ideias.
Sendo assim, antes da reunião procure definir um motivo para a sua realização, assim como os objetivos que ela deve atingir até o seu encerramento.
Por outro lado, durante a reunião, as soluções para cumprimento das metas e objetivos devem ser elaboradas em tempo real, com a ajuda de todos os envolvidos.
4- Convide apenas as pessoas que tem relação direta com o assunto da reunião
Mais uma prática comum do dia a dia de Steve Jobs enquanto vivo, fazer reuniões apenas com os principais envolvidos no tema principal.
Neste caso, essas pessoas são as mais indicadas para dar sugestões e opiniões a respeito de um trabalho.
Em outras palavras, o fato de estarem próximas ao assunto abordado consegue explorar suas diferentes visões sobre os problemas a serem solucionados.
O resultado é que as soluções e novas ideias surgem de forma mais rápida, o que é excelente para a melhoria dos resultados.
5- Não abuse excessivamente dos recursos gráficos
A tecnologia está aí para ser utilizada, mas o fator humano ainda é o mais importante na condução de resultados.
É comum encontrarmos reuniões feitas somente com a ajuda de programas de computador e Powerpoint, o que acaba limitando a capacidade de pensamento.
Lembre-se de que para obter resultados expressivos é preciso utilizar antes de tudo, a mente humana.
Assim, os recursos tecnológicos devem ser aproveitados ao máximo, mas é fundamental dedicar um tempo para o diálogo voluntário dos participantes, sem ajuda de um roteiro.
6- Deixe claro quem são os responsáveis por trabalhar o assunto da reunião
Uma empresa não colhe bons frutos trabalhando sem união e cooperação. No entanto, muitos assuntos poderiam ser resolvidos se os principais responsáveis fossem definidos antes do início da reunião.
Esta atitude elimina as chances de outras áreas interferirem na condução de um projeto e abrem espaço para que a equipe mostre seus talentos.
No entanto, é importante deixar claro que o fato de um responsável ser identificado não significa que as responsabilidades e tarefas serão exclusivas deste departamento.
Além disso, toda a equipe deve ter consciência de que todos devem trabalhar em conjunto e oferecer suporte integral para os responsáveis diretos pelo projeto.
7- Conte com um roteiro de finalização da reunião
A forma de comunicação da reunião não deve ter um roteiro, pois esta atitude facilita erros básicos, como limitação do pensamento ou a concordância por conveniência.
Em contrapartida, o roteiro de finalização é importante para avaliar o quão produtiva foi a reunião e quais são os resultados a serem esperados após a sua realização.
Nesse sentido, algumas perguntas são decisivas no roteiro de finalização como:
- O que foi decidido?
- Qual o prazo para entrega dos primeiros resultados?
- Como o processo será feito?
- Quem são os responsáveis pelo projeto ou mudanças?
- Qual será a obrigação de cada participante?
- Qual será a metodologia para avaliar os resultados depois de prontos?
8- Respeite o horário de duração e mantenha o tempo planejado para cada pauta
Outra maneira de criar reuniões mais produtivas baseia-se em não estender muito o horário de duração.
Diversas pesquisas já apontaram que após mais de uma hora como ouvinte o ser humano naturalmente começa a se distrair com outras questões e apresentar sinais de fadiga.
Neste caso, a melhor arma é estabelecer um horário de duração para cada assunto.
Saiba que reuniões mais precisas e objetivas têm maior atenção, já que o acúmulo de informações em um curto espaço de tempo explora a atenção e o raciocínio.
9- Planeje a reunião antes da sua realização
Um dos fatores que mais impedem as empresas de fazerem reuniões produtivas é a falta de planejamento das mesmas.
Ou seja, é preciso organizar e planejar cada reunião antecipadamente, para que tudo saia como o previsto e o horário de duração não seja interrompido.
Em outras palavras, é fundamental que toda reunião tenha começo, meio e fim e que todas as pautas sejam abordadas e solucionadas de maneira rápida e inteligente.
10- Alugue uma sala de reunião através de um coworking
O aluguel de salas de reuniões por coworking é uma ótima maneira de melhorar a produtividade da equipe.
Além de não precisar se preocupar com o espaço e conforto dos participantes, a sala de reunião alugada é paga somente pelo horário em que é utilizada.
Em outras palavras, sua empresa economiza em espaço, com mão de obra e principalmente com aluguel fixo.
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